A nyaralós-pihenős időszak tökéletes arra, hogy lazább hangulatba repítsd agytekervényeidet és a vízpart mellett vagy a kertben, a nyugágyban, egy hűsítő limonádét kortyolgatva átgondold a napi tevékenységeidet, rutinodat, teendőidet a céljaiddal összhangban. Ha te is minimum 10-szeresen túltervezed a naptáradat és közben úgy érzed, hogy nem haladsz semmivel, mert megoldasz egy feladatot és hirtelen három másik lép még a helyébe, de szeretnél többet elérni, kevesebb idő- és energia ráfordítással, akkor olvass tovább, hogy megtudd hogyan növelheted a hatékonyságodat 4 lépésben.

Egy 2017-es kutatás szerint elfoglaltnak lenni az új státusszimbólum. A világ sikeres emberei arról mesélnek, hogy mennyire korán kelnek, milyen sok munkaórájuk van egy héten, és hogy mire mennyi időt fordítanak. Rengeteget. Teszik ezt azért, mert imádják a munkájukat és az eredmények hajtják őket előre. De mi van akkor, ha elmaradnak az eredmények? Ha Te is 3:45-kor kelsz, mint az Apple vezérigazgatója, napi 12 órákat dolgozol, de ennek semmilyen pozitív hatása nem mutatkozik meg a fizetésedben, az életmódodban vagy a hangulatodban?

Hogyan lehetnél hatékonyabb? Tegyél kevesebbet, és érj el többet! Kövesd ezt a 4 lépést!

1. lépés: Határozd meg, hogy mit jelent számodra a hatékonyság értékekben kifejezve!

Először is alaposan át kell gondolnod, hogy számodra miben mérhető a hatékonyság! Mi a célod? A legjobban akkor járhatsz, ha nem pénzzel kapcsolatos dolgokat határozol meg (mint például venni egy új autót, házat vagy előléptetést kapni). Inkább olyan megközelítést válassz, hogy hogyan szeretnéd érezni magad!

Ne célokat határozz meg, hanem értékeket! Gondold át, hogy neked melyek a legfontosabb értékek! Siker, elégedettség, biztonság, nyugalom, harmónia, szeretet, család?

A ”célok” ilyesmik lehetnek:

• Sikeresnek szeretném érezni magam.

• Elégedettnek szeretném érezni magam.

• Biztonságban szeretném érezni magam.

• Nyugalomban szeretném érezni magam.

• Szeretném szeretve érezni magam.

• Szeretnék több időt tölteni a családdal.

Ha az értékek megvannak, akkor a következő lépésben azt gondold át, hogy naponta mennyi időt szánsz arra, hogy elérd ezeket az értékeket! Mit teszel azért egy nap, hogy elégedettnek, vagy sikeresnek, vagy nyugodtnak érezd magad? Ha nincs ilyen, akkor írd össze, hogy mit tehetsz, mit kellene tenned, mitől éreznéd elégedettnek, vagy sikeresnek vagy nyugodtnak magad? Határozd meg ezeket feladatokban!

Nézzünk egy egyszerű példát!

2. lépés: Találd meg, hogyan juthat több időd az értékteremtő tevékenységeidre!

Ha megvan a lista, hogy mit kellene tenned, akkor már csak azt kell kitalálnod, hogy mivel takaríthatnál meg pár értékes percet, órát, hogy valóban azzal (is) foglalkozz, ami értékes számodra. Ehhez tökéletesen alkalmas az erőfeszítés-hatás mátrix, melyet megspékeltem még az Eisenhower-mátrix-szal, figyelembe véve azt is, hogy mely tevékenységek nyújtanak örömöket és melyek azok, melyek kevésbé élvezetesek.

»Töltsd le innen nyomtatható, pdf formátumban!

Ez a bővített, erőfeszítés-hatás mátrix négy részből áll:

1. Értékteremtő feladatok (melyek fontosak, ráadásul nagyon élvezed is)

Olyan feladatok tartoznak ide, melyek nagy erőfeszítést igényelnek mind időben, mind energiában, cserébe hatásuk is igen nagy, tehát a befektetett energia megtérül, ha türelmesen kivárod. Ilyen lehet például egy könyv megírása, egy hosszabb tanfolyam elvégzése, illetve minden olyan célkitűzés, melynek elérése több hetet is igényelhet. 

Fontos szempont, hogy olyan feladatok tartozzanak ebbe a kategóriába, melyeket élvezettel csinálsz. Itt a fontosság, azt jelenti, hogy számodra fontosak. Nem a főnököd számára, nem a párod/házastársad számára, hanem Neked. A Te saját kis projekted. 

2. Gyors sikert hozó feladatok (élvezetes, flow élményt ad, gyorsan visz előre)

Olyan feladatok tartozzanak ide, melyek kevésbé sürgősek, de az első kategóriába tartozó Értékteremtő feladatokhoz hasonlóan szintén fontosak számodra és élvezettel is csinálod. A különbség csupán annyi, hogy kevesebb időt és energiát igényelnek ezek a feladatok.

3. Kitöltő cselekvések (semlegesek érzelmileg)

Ezek azok az apróbb plusz feladatok, melyek ugyan alacsony erőfeszítéssel járnak, de hatásuk is rendkívül alacsony. Például amikor elhatározod, hogy minden héten egy kicsit fejleszted önmagad, azzal hogy szakmai cikkeket olvasol, podcasteket hallgatsz vagy elmész egy-egy szakmai előadásra, tréningre. Nem fontosak, nem sürgősek, ha jut rá még idő, akkor hasznosan kitöltheted velük az egyéb feladatok közötti holt időt.

4. Hálátlan feladatok (melyeket nem igazán élvezel)

Ezek azok a feladatok, melyek a legnagyobb erőfeszítéssel járnak, de a hatásuk mégis a legalacsonyabb. Nem haszontalan feladatok, de nem nagyon visznek előre. Így ezekből érdemes kevesebbet vállalni, vagy kiszervezni, átadni másoknak. Például ilyen a takarítás, mellyel órákat eltöltesz és egy hét után ugyanolyan piszok van, pedig egy óra alatt értelmesebb feladatokat is csinálhattál volna. De ilyen lehet minden olyan feladat is, melybe úgy érzed, hogy aránytalanul sok energiát fektetsz és eddig még semmi eredményt nem hoztak, ráadásul nem is igazán élvezed. Egyszóval ezek azok a feladatok, melyektől elsőként meg kell szabadulnod, vagy legalábbis minél kevesebbet vállalni belőlük vagy megtanulni automatizálni, hogy nélküled is működjenek.   

3. lépés: Készíts fontossági sorrendet!

A fenti négy kategória szerint gondold át azokat a feladatokat, melyekkel mindig túltervezed a naptáradat. Készíts egy listát a feladataidról és minden feladat mellé írj egy számot 1-4-ig annak megfelelően, hogy mennyire hasznos és mennyi erőfeszítéssel jár, majd helyezd el a feladat számát a kinyomtatott erőfeszítés-hatás mátrixon.

Most pedig jöhet egy prioritás lista az erőfeszítés-hatás mátrixod segítségével! Nézd meg, mi mindent írtál az Értékteremtő feladatokhoz! Kerüljenek ezek a fontossági listád élére, majd utána a többi feladat a másik három kategóriából. 

» Töltsd le innen nyomtatható, pdf formátumban!

4. lépés: Tűzz ki határidőket, döntsd el, mikor hajtod végre, és legyenek heti feladataid!

A határidők segítenek kordában tartani a tevékenységeidet, de csak akkor, ha ésszerű határidőket szabsz magadnak. Mérd fel jól, hogy mennyi idő szükséges egy-egy feladat elvégzéséhez, és ne szabj túl szoros határidőket magadnak!

A határidő mellett viszont fontos az is, hogy mikorra ütemezed a feladatok végrehajtását. Ezt érdemes vezetned egy naptárban. Ha az egyes feladatokat beírod a naptáradba, akkor biztosan nem csúszhatsz el velük. Viszont azt is vedd figyelembe, hogy mikor vagy a leghatékonyabb. Reggel, este, hétköznap vagy hétvégén tudsz a leghatékonyabban dolgozni? Mindig a leghatékonyabb időszakaidra ütemezd az Értékteremtő feladatokat! A holt időkre, vagy amikor már fáradtabb vagy, akkor jöhetnek a 4. kategóriában lévő feladatok.

Ha több hónapot igénylő feladatot tervezel, bontsd le kisebb részfeladatokra és gondolkozz kisebb időegységekben. Tervezz heti szinten! Minden hét elején írd be a naptáradba és tudatosítsd a feladatokat! A hetedet úgy tervezd meg, hogy mind a négy kategóriából kerüljenek be feladatok! (Előbb-utóbb a nem sürgős feladatok is sürgősek lesznek.)

Kezdj neki ott, ahol vagy!

Itt az idő arra, hogy hatékonyabb legyél! A sült galambok már rég elszálltak, kezdj neki ott, ahol vagy! Hajrá, előre, kezdd el még ma, ne várj a holnapra! Ott a lista a kezedben, a listáról a feladatok mehetnek a naptárba, a Trello-ba, SplendDo-ba (itt a feladatok hangrögzítéssel is felvihetőek), vagy bármely feladatkezelő és feladatrendszerező alkalmazásba. 

Ha pedig újabb feladatot kreálnál magadnak, akkor először mindenképp számozd be, majd illeszd be a fontossági sorrendedbe. Semmiképpen ne kezdj neki egyből, hátrahagyva a többit, amíg nem állapítod meg, hogy milyen feladat és hogy mennyire fontos, mennyire lesz hatásos. Ellenkező esetben ismét túlszervezed magad, és folyamatosan időszűkében leszel. Tartsd a szemed a labdán és csak repülj, ha kell lassan, de biztosan! A sült galambokat meg hajtsd el!  

Checklist - vegyük át még egyszer!

1. Találd meg az értéket, amiért hajlandó vagy tenni, feladatokat teljesíteni!

2. Az erőfeszítés-hatás mátrix segítségével teremts időt arra, hogy az Értékteremtő feladatokkal tudj foglalkozni, minden mást sorolj be a többi három kategóriába!

3. Készíts fontossági sorrendet!

4. Vezess naptárt, írd be a feladatokat és naponta tegyél lépéseket, hogy úgy érezd magad, ahogy szeretnéd!

Szerző: Földi Rita

_{fotók: Pixabay, Unsplash}